INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER VID REKRYTERING
Varför tillhandahåller vi detta dokument?
Inom Team Olivia bryr vi oss om och prioriterar din integritet. I detta dokument vill vi informera dig om hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter när du söker en tjänst inom Team Olivia eller lämnar in en spontanansökan.
Vilka personuppgifter behandlar vi inom Team Olivia?
De personuppgifter som vi behandlar är den information du har delat med oss i samband med att du sökt en tjänst hos oss eller som en tredje part har tillhandahållit oss under rekryteringsprocessen.
Personuppgifter som du tillhandahåller oss när du ansöker om anställning inom Team Olivia och under rekryteringsförfarandet
I samband med att du söker en tjänst hos oss eller ansluter till vårt digitala rekryteringsverktyg och prenumererar på utskick av lediga jobb tillhandahåller du oss information om dig själv. Denna information är typiskt sett ditt namn, dina kontaktuppgifter såsom telefonnummer, hemadress och mailadress. Vi behandlar även de uppgifter som framgår av ditt personliga brev och CV och däribland även ditt personnummer om du har angett det. Söker du en tjänst för arbete hos barn eller barn i hemmet, lämnar du även in ett utdrag från belastningsregistret till oss för kontroll. Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer vi även att behandla personuppgifter om dig i form av uppgifter som framkommit vid intervjuer med dig eller genom dokument som du lämnar in för att komplettera din ansökan. Om du genomför ett personlighetstest under rekryteringsprocessen kommer vi att behandla personuppgifter om dig i form av resultatet från ett sådant test.
Personuppgifter om dig som har tillhandahållits genom en tredje part (bolag utanför Team Olivia koncernen)
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer vi att behandla personuppgifter om dig som tillhandahållits oss genom dina referenser i tillämpliga fall. Personuppgifter om dig som dina referenser tillhandahåller oss är till exempel information om dig som person, tidigare roller, hur du sköter dina arbetsuppgifter och dina kvalifikationer.
Varför behandlar vi inom Team Olivia dina personuppgifter?
När du söker jobb hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna administrera din jobbansökan i syfte att säkerställa att vi anställer en person som är lämplig för en viss tjänst. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter i detta sammanhang är att det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. I vissa situationer kommer vi även att behandla dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse efter att du har lämnat ditt samtycke till behandlingen. Vi förklarar och ger dig mer information om den lagliga grunden för vår behandling nedan. I de fall du lämnar ditt personnummer (t.ex. i ditt CV) i samband med att du söker anställning hos oss kommer vi att behandla ditt personnummer. Vi behandlar ditt personnummer när det är motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen (ex. identitets säkran).
För att fullgöra en rättslig förpliktelse
Söker du en tjänst för att arbeta hos barn eller med barn i hemmet har vi inom Team Olivia en skyldighet enligt lag att kontrollera ditt belastningsregister innan du erbjuds anställning eller på annat sätt tas emot i våra verksamheter. Kontroll av ett sådant registerutdrag utgör en del av bedömningen om du är lämplig för arbete hos dessa kunder.
För vårt berättigade intresse inom Team Olivia
Vi behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. Våra berättigade intressen kommer endast utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre. I vissa fall har vi gjort bedömningen att våra berättigade intressen utgör laglig grund för personuppgiftsbehandling, nämligen:
• För att administrera och behandla din ansökan. När du lämnar in en jobbansökan till oss behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna bedöma om du är lämplig för en viss tjänst. Vi behöver också kunna administrera din och andra kandidaters ansökningar t.ex. genom att boka intervju med dig, ge besked i olika skeden av processen per epost eller telefon, skapa översyn över din rekryteringsprocess. I tillämpliga fall för vissa tjänster utför vi online tester (t.ex. intelligens- och/eller personlighetstest) med hjälp av tredjepartsleverantör. Vårt berättigade intresse är att kunna bedriva rekryteringar.
• För att bevaka våra rättsliga intressen vid en eventuell framtida tvist För oss är det viktigt att främja lika rättigheter och lika möjligheter och vi arbetar ständigt med att motverka diskriminering. I händelse av en rättslig diskrimineringstvist kommer vi dock behöva viss dokumentation för att kunna bevaka våra rättsliga intressen och föra bevisning för vår syn på saken. Uppgifter som vi sparar för detta ändamål kan exempelvis vara ditt namn och dina kontaktuppgifter samt information som vi fått ta del av under rekryteringsprocessen, såsom ditt personliga brev, CV och uppgifter från dina referenser. Dokumentation för att bevaka våra rätt vid eventuella framtida tvist utgör vårt berättigade intresse i detta fall.
• För att vi ska kunna kontrollera och notera, i förekommande fall, att du ex. har uppvisat utdrag av personbevis, foto ID och ditt utdrag från belastningsregistret i samband med rekommendation för eventuell anställning (ingen annan uppgift kommer att antecknas i detta hänseende än faktumet att utdraget uppvisades och kontrollerades). Vårt berättigade intresse är att kunna säkerställa kandidaters lämplighet för vissa tjänster. Vid en eventuell anställning får du information om vilken dokumentation som noteras och eventuellt sparas för att att skydda våra rättsliga intressen. Om du vill veta mer om hur vi har gjort de här bedömningarna är du välkommen att kontakta oss.
Om du har gett ditt samtycke
Om du vill att vi inom Team Olivia ska kunna matcha din profil mot framtida tjänster och kontakta dig i samband med det kan du samtycka till det i vårt digitala rekryteringsverktyg. Samtycket kan återkallas när du är inloggad i rekryteringsverktyget. Om du har gjort en spontanansökan utanför vårt digitala rekryteringsverktyg hänvisar vi dig till den person som mottagit din spontanansökan. De personuppgifter som vi kommer att behandla för ändamålet att kunna matcha din profil mot framtida tjänster hos oss och för att kunna kontakta dig, är information från din ansökan. För detta ändamål kommer vi även att behandla personuppgifter om dig som eventuellt har tillhandahållits oss genom en tredje part under rekryteringsprocessen. Sådana uppgifter kan till exempel vara resultatet från en personlighetstest, information från en intervju och information om dig som lämnats av dina referenser.
Om du vill ansluta till vårt rekryteringsverktyg och prenumerera på mailutskick av jobbannonser kan du samtycka till det i vårt digitala rekryteringsverktyg. Du kan ändra och avsluta din prenumeration (återkalla ditt samtycke) i rekryteringsverktyget.
När du använder vårt rekryteringsverktyg kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är textfiler som lagras av webbläsaren i din enhet (såsom din dator, mobil eller surfplatta) vid uppkoppling mot rekryteringsverktyget. Vi använder cookies för att underlätta din användning av rekryteringsverktyget, för att inhämta information såsom exempelvis statistik om din användning av rekryteringsverktyget och för riktad marknadsföring på sociala medier (Facebook, Instagram). Den rättsliga grunden för denna behandling av personuppgifter och övrig information är ditt samtycke som inhämtas via ett särskilt gränssnitt i rekryteringsverktyget. Du kan när som helst neka användningen av icke nödvändiga cookies genom att ändra inställningar i det ovannämnda gränssnittet eller i din enhet. Du kan läsa mer om användningen av cookies inom ramen för rekryteringsverktyget. Om vi vill lägga till dig som kandidat för en specifik tjänst utan att du sökte tjänsten själv (s.k. sourcing) kommer vi att be dig via ex. epost, samtal att samtycka till detta. Om du har gett ditt samtycke kommer vi att behandla dina personuppgifter inom ramen för en vanlig jobbansökan fortsättningsvis med stöd av våra berättigade intresse (se ovan). Om du inte har gett ditt samtycke eller nekat att ge samtycke kommer dina uppgifter att raderas i samband med sourcing.
Vilka har tillgång till dina personuppgifter?
Överföring av dina personuppgifter inom EU/EES. Om du söker en tjänst som innebär att chefer vid olika bolag inom Team Olivia behöver vara med i rekryteringen kommer dina personuppgifter delas mellan de berörda bolagen i koncernen. Detta möjliggörs genom att vi har personuppgiftsbiträdesavtal mellan våra bolag inom koncernen. Den lagliga grunden för överföringen av dina personuppgifter är vårt berättigade intresse av att dela uppgifterna för att kunna bedriva rekryteringar (se ovan). För att kunna administrera och genomföra rekryteringen kommer vi inom Team Olivia även dela dina personuppgifter med det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg (Teamtailor AB) och dess underleverantörer. För att kunna marknadsföra relevanta lediga tjänster på sociala medier (Facebook, Instagram) använder vi oss av våra marknadsföringskonton på dessa plattformar och digitala tjänster tillhandahållna genom vårt rekryteringssystem (Teamtailor) och dess underleverantörer. Online tester (t.ex. intelligens- och/eller personlighetstester), i tillämpliga fall, genomförs med hjälp av Assessios plattform. Vi delar även din privata mailadress med Verified för elektronisk signering av anställningsavtal (inklusive de uppgifter som ingår i avtalsdokumentet), i tillämpliga fall.”Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering” nedan. I de fall vi inom Team Olivia är personuppgiftsansvariga för dina personuppgifter, behandlar det företag som tillhandahåller vårt rekryteringsverktyg och våra övriga ovannämnda IT-leverantörer dina personuppgifter på vårt uppdrag och de har endast tillgång till uppgifterna för att fullgöra sina skyldigheter gentemot oss.
Överföring av dina personuppgifter utanför EU/EES
Vi behandlar dina personuppgifter innanför EU/EES förutom den funktion av rekryteringsverktyget som, efter att du har gett samtycke i rekryteringsverktygets särskilda gränssnitt, möjliggör dataanalys och riktad marknadsföring på sociala medier (Facebook, Instagram). Denna funktion innebär överföring av personuppgifter till USA. Den skyddsåtgärd som används för dessa överföringar är – i enlighet med art. 46.2.c allmän dataskyddsförordning (GDPR)– standardiserade dataskyddsbestämmelser som antagits av Europeiska kommissionen (om du vill erhålla en kopia av dessa kan du kontakta oss).
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Behandling av personuppgifter under rekryteringsprocessen
De personuppgifter som vi behandlar i syfte att administrera din ansökan till en specifik tjänst sparar vi generellt under hela rekryteringsprocessen. Om du drar tillbaka din ansökan under rekryteringsperioden eller meddelar att du inte längre är intresserad av den tjänst du sökt kommer vi att radera dina personuppgifter och upphöra med behandlingen av dem förutsatt att du inte har fått något besked i processen (t.ex. att du gått vidare eller inte i rekryteringsprocessen). I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter efter att rekryteringsprocessen är avslutad eller efter att du har fått besked att du inte har gått vidare i rekryteringsprocessen. Du kan läsa mer om detta nedan.
Behandling av personuppgifter efter avslutad rekrytering
När rekryteringsprocessen är avslutad kommer vi att behandla dina personuppgifter för de syften som anges nedan.
Om du har sökt en tjänst och anställs inom en verksamhet som kräver utdrag ur belastningsregistret kommer det att sparas under minst två år från det att anställningen påbörjats. Du får mer information om behandling av dessa personuppgifter i samband med att du anställs av oss. Om du inte blir anställd hos oss sparar vi inte uppgifter om dig ur belastningsregistret.
Om du sökt en annan tjänst inom Team Olivia och frivilligt har uppvisat utdrag från ditt belastningsregister sparar vi inte dessa uppgifter över huvud taget.
Om du har sökt en tjänst och anställs hos oss kan vi komma att behandla din privata mailadress samt ditt privata telefonnummer i syfte att din framtida chef, vid behov, ska kunna ta kontakt med dig innan anställningen. Dessa personuppgiftsbehandlingar utförs med stöd av vårt berättigade intresse att kunna administrera nyanställningar innan anställningstiden börjar.
Signering av anställningsavtal kan ske elektroniskt och även för detta ändamål kommer din privata mailadress att användas. Dessutom kommer personuppgifter nödvändiga för att kunna upprätta anställningsavtal att behandlas för upprättande av anställningsavtalet med stöd av avtal som rättslig grund (att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan avtalet ingås, art. 6.1.b GDPR).
Vi kommer att behandla dina personuppgifter även i tiden efter att rekryteringsprocessen är avslutad om det är nödvändigt för att vi ska kunna bevaka våra rättsliga intressen vid en eventuell framtida diskrimineringstvist. För detta ändamål sparar vi dina personuppgifter i enlighet med gällande diskrimineringslag i upp till två år efter att rekryteringsprocessen har avslutats. Vid händelse av en diskrimineringstvist med dig kommer vi att spara dina personuppgifter längre än två år, dock inte längre än till dess att tvisten är slutligt avgjord.
Vilka rättigheter har du att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter?
Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter och dessa kommer att beskrivas för dig i det närmaste. För att ställa frågor om eller utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som framgår nedan. Vissa av dina rättigheter kan utövas på ett automatiserat vis via ett särskilt gränssnitt i vårt digitala rekryteringsverktyg som du når på vår karriärsajt.
Rätt till tillgång: Du har rätt att få en bekräftelse på huruvida dina personuppgifter behandlas av oss samt rätt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas. Detta kan till exempel vara ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.
Rätt till rättelse: Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade samt, genom att tillhandahålla oss information om dina personuppgifter, komplettera ofullständiga personuppgifter (exempelvis om du har bytt adress).
Rätt till radering (rätten att bli bortglömd): Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas hos oss. Det kan till exempel vara om:
• personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för
• du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
• du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för att vi ska fortsätta med behandlingen, som väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen inte ska fortsätta
• personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt eller
• personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av
Rätt till begränsning av behandling
Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Sådana förutsättningar föreligger om:
• du bestrider uppgifternas korrekthet (begränsning gäller dock endast under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera detta)
• behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning
• du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för det angivna syftet med behandlingen
• om du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
Rätt att invända mot behandling
Du kan när som helst invända mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Detta gäller dock inte om vi kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att återkalla samtycke
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Återkallande av samtycke kan dock inte påverka lagligheten av behandlingen som grundar sig på samtycke för tiden innan samtycket återkallats. Ett återkallande av samtycke har alltså inte en retroaktiv verkan.
Rätt att inge klagomål
Du har rätt att lämna klagomål över vår behandling av dina personuppgifter till en behörig tillsynsmyndighet. Rätten att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet påverkar inte dina möjligheter att vidta andra administrativa eller rättsliga åtgärder. Ett klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din vanliga hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ditt samtycke och behandlingen sker automatiserat. Du har rätt till överföring av personuppgifterna direkt från oss till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt.
Vem är ansvarig för dina personuppgifter?
Inom Team Olivia koncernen är det Team Olivia AB (publ), organisationsnummer 556742-0731 , telefonnummer 08–514 201 50, som är ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter eller dess dotterbolag som du har en relation med, som är personuppgiftsansvarig.
Frågor och funderingar? Vill du kontakta oss angående vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att skicka epost till dataskydd@teamolivia.se
